سياسة الاحتفاظ
بالوثائق وإتلافها
بجمعية البر والخدمات الاجتماعية بعفراء
مقدمــة
الحمــد لله رب العالمين و الصـــلاة و الســـلام على نبينـــا محمد و على آلــــه و صحبه أجمعين . أما بعـــــد:
فإن جمعية البر والخدمات الاجتماعية بعفراء جمعية أهلية تطوعية تسعى لتقديم الخدمـــات الإنسانية (البر و التنمية) من خلال مجلس إدارتها و فئات العضوية المختلفة من أعضاء الجمعية العمومية و الموظفين المتدربين و المتطوعيــــــــــن, وبإخلاصهم و أمانتهم واجتهادهم يتم تحقيق سياسات و توجيهات ولآت الأمـــر ووزارة العمـــل و التنمية الاجتماعيــــة لتحقيق رؤية المملكة 2030 إلى واقـــع ونشاط ملموس يرتقي إلى الأهـــداف السامية التي من أجلها أنشأت الجمعيــة وحرص مجلس الإدارة على عمل دليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.
النطاق
يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص : -
1 ) رؤساء الأقسام .
2 ) إدارة الجمعية .
3 ) المسؤولين التنفيذين
حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.
إدارة الوثائق
على إدارة الجمعية وجميع الأقسام ومسول الوثائق الاحتفاظ بجميع الوثائق في خزانات خاصة وما زادة مدة الحفظ عن خمس سنوات يحف بالأرشيف وتجرد على مسول الأرشيف وعند نهاية المدة الزمنية تقوم اللجنة بتحديد الوثائق التي تتلف وتعد محضر بذلك وتشمل الآتي:
(بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه تاريخ الانتهاء والسبب .
تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.
الاحتفاظ بالوثائق
إتلاف الوثائق
. تم تكوين لجنة تحديد الوثائق المعدة للإتلاف واتلافها وهم :
م |
الاسم |
عمله في الجمعية |
عمله في اللجنة |
التوقيع |
1 |
مشيخص سعد عواض |
أمين عام |
رئيس اللجنة |
|
2 |
سعد بن محمد سعد القرني
|
مدير تنفيذي |
عضو |
|
3 |
صالح بن خفير علي القرني
|
عضو مجلس الإدارة |
عضو |
|
تم تعيين المدير التنفيذي /سعد بن محمد سعد القرني مسئولاً عن حفظ وإتلاف السجلات
وعليه مسئولية إعداد محضر بما يتم اتلافه وتحديد طريقة اتلاف الوثائق بالحرق أو الدفن واتخاذ كافة التدابير والاحتياطات اللازمة للتأكد من اتلاف الوثائق اتلافاً تاماً وعدم حصول ضرر على الممتلكات العامة والخاصة وأن يحدد مكان الإتلاف ووقته ويبلغ بذلك لجنة اتلاف الوثائق وأن تحضر اللجنة عملية الإتلاف ويزود مجلس إدارة الجمعية بتقرير مفصل عن ذلك .
بيان بأسماء السجلات ومدة الاحتفاظ بكل سجل
السجلات التي يحتفظ بها حفظاً دائماً |
||
م |
السجلات |
|
1 |
النظام الأساسي للجمعية |
|
2 |
جميع اللوائح التنظيمية |
|
3 |
سجل الممتلكات والأصول |
|
4 |
سجل الزيارات |
|
5 |
سجل التأمينات الاجتماعية |
|
6 |
شهادة تسجيل الجمعية |
|
7 |
التعاميم المستديمة |
|
8 |
سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية |
|
9 |
سجل اجتماعات مجلس الإدارة وقرارات المجلس |
|
10 |
تقارير المحاسب القانوني السنوية |
|
11 |
محاضر اجتماعات الجمعية العمومية |
|
12 |
السجلات المالية والبنكية والعهد |
|
السجلات التي يحتفظ بها لمدة عشر سنوات |
||
01 |
سجل التبرعات |
|
02 |
السندات المالية ( القبض الصرف ) |
|
03 |
سجل المكاتبات والرسائل |
|
ملف حفظ الفواتير والإيصالات |
السجلات التي يحتفظ بها لمدة أربع سنوات |
|
01 |
طلبات المساعدات التي لم يعمل عليها اجراء |
02 |
التقارير ربع السنوية التي تنتهي صلاحيتها بالتقرير النهائي للسنة الميلادية |
03 |
التعاميم الإدارية التي ينتهي مضمونها خلال السنتين الأولى أو يصدر تعاميم تلغيها |
تم الاطلاع على مضمون سياسة تعارض المصالح بالصيغة السابقة من قبل مجلس الإدارة وموظفي الجمعية وإقرارها واعتمادها والعمل بهذه السياسة اعتبارا من تاريخ1/11/1438هـ وعلى ذلك تم التوقيع وبالله التوفيق
أعضاء مجلس الإدارة
م |
الاسم |
المنصب |
التوقيع |
ملاحظات |
1 |
صالح بن محمد علي المسعد القرني |
رئيس مجلس الإدارة |
|
|
2 |
علي بن سعد علي ال ناله القرني |
نائب الرئيس |
|
|
3 |
سعيد بن محمد سالم القرني |
امين الصندوق |
|
|
4 |
مشيخص بن سعد عواض القرني |
امين الجمعية |
|
|
5 |
سلطان بن محمد بن دخيل القرني |
عضو |
|
|
6 |
عبدالله سليم سالم القرني |
عضو |
|
|
7 |
صالح بن خفير علي القرني |
عضو |
|
|
8 |
علي بن سعد علي بن حزوب |
عضو |
|
|
9 |
عبدالله بن عايض حنش القرني |
عضو |
|
|
موظفي الجمعية
م |
الاسم |
المنصب |
التوقيع |
ملاحظات |
1 |
سعد بن محمد سعد القرني |
المدير التنفيذي |
|
|
2 |
مفلح بن علي مجثل القرني |
الباحث الاجتماعي |
|
|
3 |
بريك بن سالم سعد القرني |
المحاسب |
|
|
4 |
نمشان مانع عائض القرني |
حارس الجمعية |
|
|
5 |
عائض بن سعد القرني |
حارس الجمعية |
|
|